Kern eines Forums ist, dass die Bevölkerung in unregelmäßigen Abständen z.B. mit der Kommunalverwaltung zusammenkommt, um gemeinsam an (nachhaltigen) Themen weiterzuarbeiten.

Für eine nachhaltige Transformation braucht es drei wesentliche Dinge:

• Akzeptanz für Veränderung
• Positive Erfahrungen in der Zusammenarbeit
• Transparente Kommunikation

Foren addressieren alle drei Punkte, in dem sie die Bevölkerung informieren (1), Feedback und Perspektiven einholen (2) und gemeinsam Projekte planen und umsetzen (3).

Foren erzeugen Verständnis und Transformationswillen in der Bevölkerung. Das spart Arbeit für die Kommunalverwaltung, weil Kritik und Anregungen – z.B. an Nachhaltigkeitsmaßnahmen – direkt integriert werden können. Das Ergebnis:

• Verantwortungsgefühl statt Blockade
• Motivation statt Resignation
• Umsetzung statt Stillstand

Das Ziel der Foren ist, wünschenswerte Ergebnisse aus der Zusammenarbeit zwischen Bevölkerung und Verwaltung zu erhalten. Wenn das funktioniert, entsteht ein großer Mehrwert für alle.

Lust bekommen, ein Forum zu gründen? Hier gibt es alle Informationen über die vier Phasen!

• Die Gründung
• Das Arbeiten
• Die Reflektion
• Die Ergebnisverwertung

Unsere Liste der Erfolgsfaktoren hilft dabei, ein gelungenes Forum vorzubereiten.
Wichtig ist: Jede Kommune hat ihre eigenen individuellen Hintergründe, Bedürfnisse und Möglichkeiten und sollte ihr Forum daran anpassen. Die Teilnahme am Forum ist freiwillig, aber verbindlich für die ausgewählten Mitglieder. Die Auswahl erfolgt nach einer Auftaktveranstaltung, bei der sich interessierte Personen für die Teilnahme melden können. Das erste Treffen des Forums ist offen für weitere Interessierte.Damit am Forum möglichst Menschen aus allen Teilen der Bevölkerung mitmachen, sollte darauf geachtet werden, dass zur Auftaktveranstaltung…

• … Personen angesprochen werden, die nicht oft gefragt werden,
• … verschiedene Altersgruppen,
• … verschiedene Geschlechteridentifikationen,
• … Menschen mit und ohne Migrationshintergrund und
• … verschiedener Berufe und Bildungshintergründe präsent sind.

Das Gründungstreffen wird auf Mitteilungsblättern, auf Social Media und auf der städtischen Website angekündigt.

Sie finden die Information im Video nochmal zusammegefasst:

Ziel des Gründungstreffens ist es, die Struktur für die zukünftige Arbeit des Forums festzulegen. Bewährt hat sich folgende Struktur:

• Das Gründungstreffen findet physisch statt, eine Person aus der Kommunalverwaltung moderiert.
• Die Agenda wird vorab verschickt (wie bei jedem Folgetreffen auch).
• Es wird Protokoll mit to-dos für die Personen geführt und im Nachgang verschickt (wie bei jedem Folgetreffen auch). Ggf. kann das Protokoll auf der städtischen Website veröffentlicht werden.
• Die Struktur der Folgetreffen wird festgelegt.
• Ziele und Grenzen klären
• Gesprächsregeln festlegen: konstruktives Feedback, auf Redezeiten achten, Ich-Botschaften senden, ggf. Redeliste einführen
• Ziele, Regeln und Struktur werden von allen Mitgliedern des Forums unterschrieben. Das stärkt die Verbundenheit und Gemeinschaft.

Jetzt geht es an die Arbeit! Also: Ärmel hochkrempeln und aufgepasst!

So funktioniert die Zusammenarbeit im Forum effektiv und zielführend:

• Eine feste Person ist für die Kommunikation mit dem Forum, den Versand der Einladungen für die Treffen inkl. Tagesordnung zuständig und begleitet bei Bedarf die Treffen.
• Sie ist das Sprachrohr für die Politik.
• Sie sollte sich auf Fragen und Bedürfnisse der Forumsmitglieder vorbereiten. Es wird Fragen zum Ablauf, Funktion, Befugnissen des Forums geben. Es ist wichtig, diese Fragen abzufangen und eine Beziehung zu den Mitgliedern aufzubauen. So fördern Sie Motivation, Zusammenhalt und Selbstwirksamkeit.

 Allen Beteiligten ist klar, dass

• das Forum eine beratende Instanz ohne Entscheidungsgewalt ist und
• dass die Kommunalverwaltung und die Politik sich verpflichten, die Ergebnisse des Forums in ihren Entscheidungen zu berücksichtigen.

Die Ergebnisse werden transparent verwendet. Kommunalpolitik und Politik verpflichten sich, so transparent wie möglich und begründet aufzuzeigen, welche Empfehlungen in Entscheidungen eingeflossen sind und welche nicht. Es werden Anreize für die Teilnahme geschaffen z.B. Aufwandsentschädigung, Einladungen zum essen, Gutscheine für städtische Kulturveranstaltungen, Eintrittsgrutscheine für Schwimmbäder.

Die Forumtreffen sind klar strukturiert z.B mit:

• einer klaren Zielsetzung, die gemeinsam vereinbart wird.
• eine allparteilichen Moderator*innen-Team, was ein wechselndes Team aus drei Mitgliedern des Forum ist. Sie sind zuständig für die Tagesordnung, Protokollführung, achtsame Moderation während der Treffen. Nach jedem Treffen wird eine der drei Personen ersetzt. Zwei machen weiter, sodass sich ein rollierendes System ergibt.
• mit einem regelmäßigen Rhytmus. Die Empfehlung ist pro Quartal ein Treffen und bei jedem Treffen wird der Termin für das nächste Treffen festgelegt.
• einem festem Kommunikationskanal.
• Einbezug von Expertise durch Themenverantwortliche aus der Stadt. Informationen zu den jeweiligen Themen werden dem Forum von der Kommunalverwaltung über eingeladene Themenverantwortliche zur Verfügung gestellt.
• einer fachlichen Konfliktlösung bei Bedarf; ggf. Einholung einer fachlichen Zweitmeinung durch einen anderen externen Beauftragten, auf den sich die Teilnehmenden und die Verwaltung einigen.

In diesen Videos finden Sie Beispiele für die Arbeit im Forum: